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Come funziona
Prima la giornata, poi il software
Partiamo da un gesto che si ripete: la risposta delle 23, la fattura ricopiata, la matricola cercata nel cassetto. Non da un elenco di tecnologie.
La prova usa i tuoi orari, i tuoi prezzi, le tue eccezioni. Se l'assistente non sa una risposta, lo dice. Vale anche per i sistemi già in funzione, descritti tra i sistemi in produzione su Aziendale.ai.
1. Mezz'ora di racconto
Chi risponde oggi, dove stanno i dati, cosa il software non deve mai dire.
2. Prova con i tuoi esempi
La metti in difficoltà tu, con le domande vere della settimana scorsa.
3. Una parte alla volta
Si parte con la chat, oppure con l'agenda, oppure con i documenti. Il resto rimane com'è finché non serve.
Dopo i tre passi resta una scelta concreta: quale lavoro togliere per primo. Porta un esempio vero, come la risposta mandata alle undici di sera, la fattura ricopiata o la matricola cercata nel cassetto. Vedrai se il sistema regge senza cambiare tutto il resto. La prova usa i tuoi orari e le tue eccezioni. Se manca un dato, il sistema si ferma e te lo dice. Non partiamo da un elenco di tecnologie: partiamo da quel lavoro.
Prima di costruire, guardiamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi
Assistente dichiarato e dati in Europa
Se c'è un assistente, il primo messaggio dice che stai parlando con un'intelligenza artificiale e offre il passaggio a una persona. Lo chiede l'articolo 50 dell'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale (Regolamento UE 2024/1689). I dati restano su server in Europa. Il contratto contiene l'accordo sul trattamento previsto dal GDPR, la legge europea sulla privacy. Non usiamo le tue conversazioni per addestrare modelli.
Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi ti assiste, insieme a te.
Per il responsabile IT e la sicurezza
- Dove stanno i dati
- Anagrafiche, documenti e conversazioni della tua azienda sono archiviati su server nell'Unione europea, con la regione del fornitore cloud scritta nel contratto. In alternativa, sul tuo hosting. Cifratura in transito e a riposo. Ogni azienda ha un ambiente separato, con chiavi e account tecnici propri.
- Come ci colleghiamo ai tuoi sistemi
- Si parte in sola lettura su gestionale, CRM (il programma dei contatti con i clienti) o calendario: leggiamo appuntamenti e pratiche senza modificarli. L'accesso usa credenziali create da te e revocabili. La scrittura, per esempio creare un'attività o aggiornare uno stato, si attiva solo con un tuo permesso esplicito e si spegne senza toccare il resto.
- Chi può fare cosa
- Definisci tu i ruoli: titolare, collaboratore, sola lettura. Ogni azione dell'assistente e ogni tua conferma restano nel registro delle attività, esportabile per i controlli interni. Se cambia il personale, ritiri i permessi subito. Aziende diverse non condividono mai un accesso.
- Cosa succede se il modello sbaglia
- L'assistente propone risposte e bozze; le decisioni restano tue. Se la sua sicurezza è sotto la soglia stabilita, passa la richiesta a una persona. Puoi spegnere il servizio per canale o per funzione, e i dati restano dove sono. Ogni aggiornamento passa prima da prove automatiche e si può annullare.
- Quali modelli e perché
- Usiamo modelli di più fornitori e scegliamo il più adatto a ogni lavoro: chat, lettura di documenti, prenotazioni. La scelta sta nella configurazione, non nel codice, quindi si cambia senza rifare il sistema. I contratti con i fornitori escludono l'addestramento sui tuoi dati. Per i flussi più riservati valutiamo modelli ospitati più vicino alla tua infrastruttura.
- Cosa firmi
- Un contratto di servizio con SLA (Service Level Agreement, tempi di intervento garantiti per contratto) e la nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati, UE 2016/679). Ricevi l'elenco dei sub-responsabili, cioè i fornitori che trattano dati per nostro conto, con il luogo del trattamento. Clausola di uscita con restituzione e cancellazione dei dati. Non abbiamo la certificazione ISO/IEC 27001 sulla sicurezza delle informazioni: è un obiettivo, non uno stato attuale.
- Riferimenti normativi
- GDPR per i dati personali. AI Act (Regolamento UE 2024/1689): l'art. 50 chiede che l'assistente si dichiari AI, e noi aggiungiamo sempre il passaggio a una persona. Se il tuo mestiere ha regole proprie, se ne tiene conto dall'inizio. Forniamo registri e documentazione utili al commercialista o al DPO (responsabile della protezione dei dati). Non sostituiamo un parere legale.
Partiamo da un tuo lavoro vero